20 conseils aux cabinets pour terminer sans casse leur période fiscale
Dans notre précédent article, nous évoquions les risques de la « seconde mi-temps » de la période fiscale dans les cabinets d’expertise comptable.
Tout savoir sur la Méthode pour gagner 20 à 50% de productivité en période fiscale
Nous évoquons ici 20 problèmes ciblés, leur origine, les risques associés et les solutions pour les éviter.
Si vous vous retrouvez dans au moins 10 des problèmes listés ci-dessous, votre niveau de risque associé à la période fiscale est élevé !
#1 – Surcharge de travail
Origine : Trop de dossiers ou de fonctions accumulées sur une personne.
On le constate souvent sur des « piliers du cabinet » : superviseur qui a aussi un gros portefeuille en direct.
Risque : Épuisement professionnel et erreurs.
Le collaborateur confirmé doit jongler entre trop de personnes et de dossiers, le risque de burn-out est significatif.
Solution : Répartir équitablement les dossiers entre les collaborateurs et déléguer certaines tâches moins critiques. Il faut redescendre des tâches des personnels les plus qualifiés vers les personnels les moins qualifiés en leur donnant des responsabilités avec supervision. Un planning de charge prévisionnel peut aider à cette meilleure répartition, mais un suivi dynamique en période fiscale doit permettre de détecter au plus tôt les dérapages réels.
#2 – Manque de communication
Origine : Défaut traditionnel de communication interne.
Ce n’est pas l’ADN des cabinets mais leurs dirigeants doivent faire de gros efforts pour donner une vision, rassurer leurs équipes.
Risque : Incompréhension et frustrations.
La jeune génération aime savoir pourquoi elle fait quelque chose.
Solution : Organiser des réunions régulières pour discuter des problèmes et des progrès réalisés.
Favoriser les questions, les échanges pour éliminer les non-dits.
#3 – Délais serrés
Origine : c’est le propre de la période fiscale et plus globalement de tout le premier semestre du cabinet d’expertise comptable.
Risque : Stress et travail bâclé.
La pression monte de plus en plus au fil des semaines qui passent, avec des dossiers à produire de moins en moins qualitatifs et organisés. A défaut de travail bâclé, les plus jeunes seront moins enclins à « faire des heures » pour terminer à tout prix…
Solution : Anticiper les délais et planifier les tâches en conséquence.
Des objectifs par quinzaine et une estimation permanente de la date de fin de période fiscale par réviseur peut permettre de jouer la solidarité. FastChain permet cela facilement.
#4 – Manque de formation
Origine : c’est le plus souvent le propre des jeunes collaborateurs inexpérimentés ou des « embauchés de la dernière heure » (souvent en urgence).
Risque : Inefficacité et erreurs mais aussi perte de temps pour les collaborateurs confirmés.
Solution : Assurer un onboarding plus solide des nouveaux collaborateurs et une formation continue pour les collaborateurs afin qu’ils maîtrisent les dernières réglementations et logiciels.
#5 – Trop de responsabilités
Origine : la période fiscale est « une montagne » quand démarre l’année ce qui peut stresser dès le démarrage les moins aguerris.
Risque : Épuisement et démotivation.
Généralement l’épuisement et la démotivation surviennent après deux mois de période fiscale : c’est là qu’il faut devenir attentifs aux signaux faibles.
Solution : Encourager la collaboration et le soutien entre les membres de l’équipe.
#6 – Manque de reconnaissance
Origine : que les collaborateurs « fassent le job » correctement, c’est considéré comme normal.
Risque : Baisse de motivation et de satisfaction au travail.
Solution : Valoriser les efforts et les réussites des collaborateurs. Les erreurs ou les échecs font l’objet de remarques mais les actes positifs sont rarement relevés et récompensés, ne serait-ce que d’un compliment oral !
#7 – Pression constante
Origine : les délais serrés dont nous avons déjà parlé.
Risque : Stress chronique et burn-out.
Ce n’est plus un risque marginal : du haut en bas de la pyramide, le stress est a minima partagé par la moitié des ressources humaines, et le burn-out est fréquent y compris chez les experts-comptables.
Solution : Encourager les pauses régulières et les activités de détente au sein du cabinet.
Nous préconisons des « sprints » de deux heures maximum entrecoupés de pauses régénératrices d’au moins 15 à 20 minutes.
Une salle de sport, une cafétéria, l’organisation d’activités ludiques, un cadre de travail agréable… peuvent abaisser cette pression.
#8 – Absence de feedback
Origine : c’est souvent un défaut de management.
Risque : Manque de repères et d’orientation.
Les collaborateurs, notamment les plus inexpérimentés, livrés à eux-mêmes ont plus de risques de dysfonctionner.
Solution : Donner un retour constructif et régulier sur le travail des collaborateurs.
Rappeler les objectifs, les moyens et les indicateurs calculés en conservant une approche bienveillante et aidante.
#9 – Manque d’autonomie
Origine : processus trop rigides.
Risque : Frustration et inefficacité
Solution : Laisser les collaborateurs prendre des décisions et gérer leur temps de travail dans un cadre régulé par des sessions de planification et de suivi.
#10 – Environnement de travail bruyant
Origine : Souvent le cas des bureaux en « open space » !
Risque : Stress et difficultés de concentration puis perte de temps.
Solution : Aménager des espaces calmes et insonorisés pour travailler.
Il est fondamental en termes de QVT (qualité de vie au travail) de protéger et de respecter la concentration des collaborateurs par une configuration optimale des bureaux assortie de consignes organisationnelles (téléphone bloqué, plages de concentration non dérangeables,…). Le télétravail peut être une solution, au moins quelques jours par semaine.
#11 – Manque d’équipement
Origine : Certains cabinets n’ont pas assez investi dans des outils modernes de confort et de productivité.
Risque : Perte de temps et frustration.
Les collaborateurs se rendent compte de leur sous-équipement quand ils fréquentent des sessions de formation inter-cabinets.
Solution : Investir dans du matériel performant et adapté aux besoins de chacun.
#12 – Manque de soutien
Origine : C’est souvent le manque de temps des cadres et des dirigeants, plus qu’un défaut volontaire.
Risque : Sentiment d’isolement et de détresse.
On parle souvent de la solitude du dirigeant, mais il y a également une solitude du collaborateur face à la masse de travail lui incombant.
Solution : Mettre en place un système de mentorat ou de parrainage entre collaborateurs d’ancienneté différente.
Le second semestre se prête mieux à ce dispositif mais les collaborateurs confirmés et les cadres doivent assurer une service minimum y compris en période fiscale.
#13 – Travail non planifié
Origine : Peu de personnes dans les cabinets ont suivi des séminaires sur l’organisation, les processus, la planification, la maîtrise du temps.
Risque : Stress et inefficacité.
30 à 50% du temps de vos équipes sont perdus chaque année en période fiscale.
Notre Méthode de la Chaîne Critique vient corriger ce problème et redonner beaucoup d’efficacité à vos équipes. En cette période de pénurie de collaborateurs, c’est précieux !
Solution : Enseigner une nouvelle méthode en expliquant au préalable pourquoi ces 30 à 50% du temps sont perdus. Ceci conduit à établir une planification et un pilotage des travaux, sur le plan de chaque dossier mais aussi sur une gestion collective des dossiers dans le respect des échéances fixées. Les économies de temps se traduisent alors par des délais de fin de période fiscale beaucoup plus avancés.
#14 – Charge mentale
Origine : Trop de dossiers commencés et non terminés. Les collaborateurs se noient mentalement dans trop de relances et perdent massivement leur temps.
Risque : Épuisement et burn-out.
Le cerveau humain n’est pas fait pour faire plusieurs choses à la fois.
Solution : Apprendre aux collaborateurs à terminer au plus vite les dossiers qu’ils ont commencé ce qui abaisse la charge mentale. Encourager les collaborateurs à déconnecter et à prendre du temps pour eux en dehors du travail.
#15 – Gestion des imprévus
Origine : Souvent le fait du client qui ne livre pas les pièces et informations nécessaires à bonne date et en une seule fois complètement.
Risque : Stress et désorganisation. Le multi-dossiers multi-tâches s’installe…
Solution : Planifier deux semaines d’avance seulement, réserver des plages libres afin de pouvoir absorber les imprévus, les urgences et les travaux exceptionnels.
#16 – Manque de cohésion d’équipe
Origine : La gestion de portefeuille individuel. Ceci crée des silos dans lesquels chacun évolue.
Risque : Conflits, perte de temps et démotivation.
Solution : Favoriser la communication, organiser des activités de team building et partager des valeurs communes. Mettre en place une démarche de Lean Management pour partager et mettre en place des idées d’amélioration. Développer la solidarité, anticiper les difficultés d’un collaborateur en ayant un outil fournissant des indicateurs (FastChain en est un bon exemple).
#17 – Travail à distance et isolement
Origine : La crise sanitaire et la poussée d’un télétravail forcé.
Risque : Démotivation et perte d’efficacité.
A contrario, un télétravail voulu peut fournir la concentration nécessaire à une meilleure productivité des collaborateurs.
Solution : Mettre en place des outils de communication adaptés et organiser des réunions virtuelles (par visioconférence) régulières. Un management adapté et fréquent (hebdomadaire) est nécessaire.
#18 – Manque de soutien managérial
Origine : Défaut de présence des cadres et des dirigeants renforcé par leur indisponibilité croissante en fin de période fiscale, notamment.
Risque : Désorganisation et baisse de performance.
Solution : Assurer un accompagnement à la fois collectif mais également personnalisé pour chaque collaborateur. Les cadres et les dirigeants de cabinets doivent développer leurs compétences managériales.
#19 – Compétition entre collaborateurs
Origine : Cette situation est peu fréquente mais elle peut apparaître quand des indicateurs de performance essentiellement individuels sont valorisés par la Direction du cabinet.
Risque : Mauvaise ambiance et baisse de productivité.
Alors que le compétition est censée procurer une émulation, elle peut avoir l’effet inverse sur certains collaborateurs qui se laissent alors glisser dans un certain renoncement.
Solution : Encourager la collaboration plutôt que la compétition, et réorganiser les groupes si nécessaire.
Un cadre peut valablement manager une équipe jusqu’à 5 ou 6 personnes : au-delà, ce sera compliqué.
#20 – Manque de confiance au sein de l’équipe
Origine : Des collaborateurs « abandonnés » à la gestion de leur portefeuille sans soutien peuvent décrocher.
Risque : Désengagement et mauvaise performance.
Les signaux sont évidents : manque d’implication, départ le soir strictement à l’heure, pas de prise d’initiatives, travail a minima…
Solution : Instaurer la confiance en favorisant la transparence, l’écoute et le respect mutuel.
Fournir un plan de progression à chaque collaborateur, le rassurer, le complimenter à l’occasion tout en restant ferme sur les valeurs du cabinet.
7 conseils ultimes pour mieux organiser votre prochaine période fiscale !
- La zénitude en période fiscale se gagne… avant la période fiscale !
- Un nouveau comportement productif des collaborateurs est essentiel
- Des outils logiciels performants et adaptés sont importants mais pas essentiels
- Onboarder, former, manager, aider, encourager sont essentiels pour consolider vos équipes
- Prévoir qu’il y aura des aléas, votre stratégie et votre organisation doivent y préparer chacun
- Un dialogue régulier et transparent facilite la communication et la résolution des problèmes
- Promouvoir l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée en encourageant les pauses et en respectant les horaires de travail, voire en les réduisant !
Certains cabinets proposent du télétravail, la semaine de 4 jours, différents avantages en nature… pour attirer et fidéliser leurs collaborateurs, dans le cadre d’une relation gagnant-gagnant.
La créativité est la bienvenue sur ce sujet pour capter les rares collaborateurs disponibles sur le marché.