Facturez plus quelque soit votre gestion interne
Comment gagner +3 à +10% de facturation dans Dia Client, Iloa, Cegid Expert GI, Quadra GI, Isa GI, Sage Coala… sans travail additif ?
Cette méthode pour optimiser vos honoraires vous permettrait de…
- …embaucher les collaborateurs qui vous manquent
- …compenser les clients non rentables ou défaillants
- …anticiper la perte de la tenue (facture électronique)…
- et tout autre aléa que peut rencontrer votre cabinet dans la période à venir !
Une méthode est née il y a plus de 20 ans qui fait toujours merveille : des gains de +3 à +10% à travail égal. Et pas mal d’autres avantages…
Cette optimisation repose sur trois axes.
Les 3 axes indispensables pour optimiser votre facturation
Mais avant cela, laissez-moi vous dire comment beaucoup experts-comptables perdent aujourd’hui de la performance (CA et marge notamment) dans leur cabinet.
Voici les « 7 coupables » :
Cette slide est issue d’un document complet « Où se cache la performance d’un cabinet ? » téléchargeable ici.
Voici les 3 axes du travail de fond nécessaire pour regagner 3 à 10% de facturation à travail égal sans aucune difficulté, c’est-à-dire avec l’acceptation de vos clients :
- axe 1 : construire une codification très détaillée de toutes les prestations exceptionnelles réalisables dans votre cabinet (potentiellement 50 à 200 codes additifs !)
- axe 2 : mettre au point des formules de valorisation en prix de revient et en prix de vente qui optimisent à la fois la facturation de cet exceptionnel (et du récurrent) et l’analyse précoce des mali sur les dossiers
- axe 3 : automatiser à 100% votre pré-facturation afin que sortent aussi bien les plans de facturation des clients que tout l’exceptionnel qui a été produit pour eux au fil de l’eau.
Comment mettre en oeuvre ces 3 axes dans votre outil Dia Client, Iloa ou toute autre gestion interne ? Nous vous en parlons tout de suite…
Explications détaillées
Si on les reprend un par un, quelle est leur contribution à l’augmentation de votre facturation sans travail supplémentaire (c’est de la marge nette !) ?
Axe 1 : la codification plus détaillée des prestations exceptionnelles
Le gain de facturation étant produit notamment par une meilleure codification, une meilleure identification du travail exceptionnel réalisé par vos collaborateurs (via leur saisie des temps) et donc une facturation optimisée, ce travail est déterminant !
Les prestations sociales et de conseil de gestion sont les plus représentées mais il peut y avoir aussi du fiscal, du juridique et d’autres prestations encore (administratives,…).
Axe 2 : de nouvelles valorisation des prestations en prix de revient et prix de vente
Ces valorisations doivent être à la fois cohérentes, homogènes et utiles, aussi bien pour l’analyse des malis que pour la facturation. Ce n’est pas ce que nous trouvons sur le terrain dans nos missions.
Par ailleurs, l’exceptionnel doit être le plus souvent valorisé à l’acte et non pas au temps passé. Il y a beaucoup de pistes de gains trop souvent ignorées. Y compris celle des frais de dossier…
Axe 3 : l’automatisation à 100% de la pré-facturation
Elle a plusieurs avantages : elle balaie systématiquement tous les temps valorisables hors missions clients pour les facturer et cela tous les mois !
Rien n’est oublié et les clients paient sans broncher l’exceptionnel, à condition qu’ils s’en souviennent : donc qu’on les facture quasi immédiatement, pas six mois après…
>>> Pour anticiper une année 2023 potentiellement compliquée, il n’est pas mauvais d’entamer un chantier rapide à mettre en oeuvre dans Dia Client, Iloa ou toute autre gestion interne du marché et qui ne dépend que de vous, même en pleine période fiscale !
Le document téléchargeable ici vous explique où trouver la webformation complète et détaillée pas à pas. Immédiatement !
Quelles sont les complexités et capacités respectives des principaux logiciels de gestion dans la Profession Comptable ?
Dia Client : simple et compliqué à la fois
Dia Client s’appuie la table « Prestations » pour réaliser la gestion de nombreuses fonctionnalités :
- lettre de mission
- budgets de temps et d’honoraires
- obligations
- charges
- temps passés
- facturation
- statistiques.
Le problème est que celles-ci ont un besoin de granularité (détail de la codification) qui n’est pas le même.
Exemples :
- le tableau de la lettre de mission est très détaillé sur les missions récurrentes
- la gestion des obligations est ultra détaillée sur les missions récurrentes
- les temps passés beaucoup moins
- la facturation très peu.
Alors, beaucoup de cabinets, en voulant bien faire, se prennent les pieds dans une codification ultra-détaillée et mal maîtrisée qui peut poser beaucoup de problèmes !
Nous avons optimisé depuis 1999 plusieurs centaines de cabinets dans Dia Client (anciennement Dia Client Hyperfile puis dans l’actuelle version Dia Client Sql).
Iloa : une logique proche de Dia Client avec quelques « plus »
Quels sont ces « plus » ?
- La saisie des temps d’Iloa est beaucoup plus rapide et contrôlée.
- Les activités « hors missions » sont parfaitement et nativement identifiées
- Ces temps peuvent être exportés vers d’autres logiciels de GI ou Power BI
- La gestion d’un taux d’avancement des travaux permet de calculer des boni/mali corrigés.
Cegid Expert GI : puissant mais difficile à maîtriser
C’est l’un des outil les plus sophistiqués mais il faut souvent des années pour le maîtriser !
La moindre coche mal comprise peut créer des effets indésirables dans votre paramétrage…
Potentiellement, vous pouvez gérer des activités, frais, débours… et constituer également comme dans Dia Client, des modèles de missions pour les dupliquer.
Le logiciel saura alors distinguer tout le temps qui a été passé sur des activités hors mission récurrentes et vous en présenter la liste : charge à vous de les sélectionner pour facturer !
Quadra GI : une conception ancienne et peu appropriée aux automatismes
Cette conception repose sur trois tables simultanées de codification :
- lettre de mission et budgets
- gestion des temps
- facturation.
Ceci oblige à recourir à des subterfuges un peu compliqués pour mettre en relation les trois tables et permettre un automatisme de facturation des activités hors missions.
Isa GI : proche de Dia Client en moins puissant
Les temps réels passés peuvent être comparés aux travaux prévus et déclencher une facturation complémentaire des écarts.
Outil globalement moins souple et moins puissant que Dia Client.
Sage Coala : une conception ancienne mais automatisable
Via une gestion des « activités prévues » et « non prévues », le logiciel peut déclencher de la facturation additionnelle.
Mais ses capacités de paramétrage sont limitées et parfois remises en cause par des mises-à-jour.
Et chez les autres éditeurs ?
Loop, MyUnisoft, Tiime ou Pennylane ont des outils très basiques et peu mécanisables actuellement dans le sens d’un automatisme total de la facturation.