Suivi de trésorerie : Comment favoriser votre organisation comptable?

Fin 2017 nous écrivions “Les 7 freins au développement de la mission trésorerie”. Nous analysions ce qui empêche les cabinets comptables de développer – au bénéfice de leurs clients – la mission prévision/suivi de trésorerie et pilotage de gestion.

Pourtant, les 900 répondants de notre enquête de janvier 2019 (réalisée auprès de 2000 TPE/PME clientes de cabinets comptables) plébiscitent cette prestation !

En effet, près de 25% d’entreprises réclament plus de pilotage de gestion. Ceci via des indicateurs de gestion fréquent, et par là, via des outils le permettant.

18 mois plus tard, les conclusions de cet article (“Les 7 freins…”) n’ont pas pris une ride… et la situation pas évolué, sinon dans le mauvais sens.

Nous y revenons à suivre.

Néanmoins, nous pensons qu’il est possible de combiner les contraintes des uns et l’intérêt des autres en totale réciprocité !

Du côté des cabinets comptables : le besoin de renouveler les missions

Leurs contraintes :

• La production des obligations légales et leur complexité croissante au fil des ans (cf récemment la DSN puis le PAS – prélèvement à la source) polarise les cabinets ;
• De fait, les cabinets manquent de bras et de temps pour produire d’autres prestations. Ce qui est paradoxal dans une période où il devient urgent de préparer les mutations en cours ;
• Ils ont de plus en plus de mal à recruter de nouveaux collaborateurs;
• La profession comptable doit faire face à la transition digitale qui nécessite à la fois des choix cornéliens mais aussi des investissements considérables. Notamment dans un contexte où la rentabilité et les moyens financiers baissent de concert ;
• Enfin, les cabinets doivent se doter d’une nouvelle culture plus “orientée clients”. Celle-ci est indispensable afin de se rapprocher des attentes de leurs clients.

Leur intérêt :

• Les cabinets doivent remplacer leurs honoraires de commissariat aux comptes (cf Loi Pacte qui supprime de fait des petits mandats. Et à terme leurs honoraires comptables (du fait de la robotisation en marche) par d’autres prestations (de service ou de conseil) ;
• En apportant une nouvelle valeur ajoutée, ils motiveront leurs clients entreprises à participer pro-activement à l’approvisionnement des données nécessaires. Ceci en échange d’informations à valeur ajoutée, leur évitant des périodes fiscales à rallonge et stressantes ;
• Ces nouvelles prestations apporteront un intérêt nouveau qui permettra de redevenir attirant pour leurs futurs personnels. Nouvelles missions, outils modernisés, implication plus grande, relations clients plus fructueuses…
• Ce qui préfigure les cabinets de demain.

Du côté des clients TPE/PME : le désir de piloter son entreprise simplement

Leurs contraintes:

• Les entreprises ont peu de temps et pas de goût prononcé pour l’administratif : la plupart des TPE n’a pas de personnel dédié ;
• Il leur faut prioritairement trouver des clients, produire la prestation et la facturer ;
• A peine plus d’une TPE sur deux possède un logiciel de devis/facturation. Les autres font de l’Excel, du Word… ou du papier !
• Les TPE ont souvent du mal à identifier les clients débiteurs. De ce fait, la relance des impayés est souvent impossible, tardive ou négligée ce qui peut les mettre dans une situation délicate ;
• L’entreprise paye déjà un prestataire comptable et il lui est difficile de trouver le temps et la capacité financière pour gérer en plus des outils de trésorerie et de pilotage de gestion. L’action du cabinet et celle de l’entreprise s’imbriquent souvent : aucun des deux ne veut faire le travail en double, ce qui serait rédhibitoire !

Leur intérêt:

• Bénéficier d’un prévisionnel d’exploitation et de trésorerie, c’est se doter de repères dans le futur et d’indicateurs de suivi qui manquent cruellement. Là encore Excel vient à la rescousse ce qui est loin d’être idéal…
• Si le cabinet comptable les aide dans cette mise en place, alors l’entreprise peut faire l’effort de scanner ses documents d’achats (factures fournisseurs et notes de frais). Mais aussi de rapprocher ses mouvements bancaires dans un logiciel de trésorerie ;
• Si l’entreprise s’organise d’autant mieux, elle pourra facilement, en cas de besoin, consulter les images de ses factures d’achat ;
• De son côté, le cabinet comptable, en récupérant les pièces et/ou des fichiers FEC, gagnera du temps sur la tenue comptable et la révision comptable. Il devient ainsi plus compétitif sur ses honoraires et plus disponible pour proposer du temps d’accompagnement.

On voit bien que les deux protagonistes peuvent mutuellement s’apporter, dans une synergie collaborative qui fait deux gagnants !

Une convergence d’intérêts favorisée par l’évolution technologique

Trois familles de mouvement sont traitées.

1/ Les factures d’achat et les notes de frais via des outils de scan et d’OCR. Ces outils deviennent de plus en plus performants pour créer simultanément :

– des pré-imputations comptables
– l’image des pièces qui est stockée et disponible aussi bien pour le cabinet comptable et pour l’entreprise…

… ceci avec des taux de reconnaissance qui dépassent les 90% sans intervention humaine !

2/ Les ventes sont faciles à récupérer depuis des outils de facturation et de caisse.

3/ Les mouvements bancaires sont le plus souvent captés via un mandat eBics par le cabinet comptable. Mais aussi par du “scrapping” avec des robots de captation directement branchés sur les comptes du client TPE/PME.

Tous ces outils alimentent simultanément deux filières :

• la trésorerie suivie par l’entreprise : un rapprochement bancaire automatique est souvent proposé par les logiciels du marché (cf TurboPilot)
• la comptabilité tenue par le cabinet via l’intégration de ces données (fichier FEC avec images) dans les grands logiciels (du marché). Ils pourront alors produire des tableaux de bord périodiques, ou bien un suivi de trésorerie passif pour le client.

Si le client veut des indicateurs de pilotage plus fréquents, il peut désormais travailler en fréquence hebdomadaire voire quotidienne. Concernant la tenue comptable, nous constatons que certains cabinets ont un suivi de production chaque jour sur tous leurs dossiers.

En conclusion

Les avantages sont énormes pour le cabinet comme pour son client :

• Moins de temps perdu pour tous
• Une organisation comptable et de gestion au top
• De meilleures informations de pilotage
• Des échanges plus fructueux entre les partenaires
• Une ouverture vers l’exploitation pertinente des data clients
• Une satisfaction accrue pour tous…

Peut-on imaginer que l’évolution des rapports entre les cabinets comptables et leurs clients TPE/PME n’évolue pas dans cette voie ?

Ce serait un contre-sens historique pour les hommes (et femmes) du chiffre s’ils rataient cette opportunité offerte sur un plateau…

…et une grande perte pour des entreprises fortement demandeuses !