Tout savoir sur la mission SOS Période Fiscale…
…dite aussi Méthode de la Chaîne Critique !
Demandez ici un rendez-vous pour en parler et soulager vos équipes !
Pourquoi vos réviseurs sont-ils stratégiques dans la mise en place d’une planification optimisée de votre période fiscale ?
Pourquoi vous êtes moins crédible qu’un consultant extérieur ?
Répondons en tout premier lieu à ce dernier fait qui vous agace…
Au cours des années écoulées, vous avez lancé des dizaines d’outils, organisé des centaines de réunions, tenus tout autant de discours sur la nécessité de… et de…
Le problème est là : les choses n’ont pas toujours marché comme vous le souhaitiez et vous avez érodé progressivement votre crédibilité !
Comme dit le proverbe : « Nul n’est prophète en son pays » !
Un consultant extérieur apporte de la fraîcheur, des idées originales, une motivation nouvelle… et surtout un coaching qui va faire toute la différence !
Et les collaborateurs respectent plus quelqu’un qu’ils ne connaissent pas…
La loi des 10 – 30 – 60
D’après nous, sur 100% de performance gagnée par un dispositif :
- 10% proviennent purement des outils
- 30% de la méthode (organisation : planification, pilotage, mesure)
- 60% du coaching des RH !
Or ces deux derniers ingrédients sont particulièrement les maillons faibles dans les cabinets d’expertise comptable…
Vos réviseurs sont stratégiques
Vos réviseurs sont stratégiques car vous avez trois soucis majeurs, chaque année à la même époque :
- Vos réviseurs (ou les assistants de tenu) galèrent pour s’approvisionner en pièces et informations issues des clients ;
- Vos réviseurs sont alors impactés fortement car ce mauvais appro clients les amène à travailler en multi-dossiers/multi-tâches qui génère environ +30 à +80% de surtemps passés sur leurs dossiers et augmente votre période fiscale de un à deux mois ;
- De plus, n’ayant appris ni la maîtrise du temps ni la planification et le pilotage opérationnel de projets, leur organisation déficiente va d’abord sevrer les experts-comptables de projets de bilans en début de période fiscale, puis les faire littéralement exploser en avril/mai, les rendant « goulots d’étranglement » !
Si vous réglez les points 1 et 2, vous réglerez mécaniquement le point 3 !
Et toute votre période fiscale se passera dans les meilleures conditions…
Pourtant, que constatons-nous ? Les réviseurs, plaque tournante de votre organisation de période fiscale, sont trop souvent abandonnés à leur propre empirisme : ils n’ont donc aucune chance de découvrir seuls la bonne organisation.
Pourquoi les tentatives internes d’organisation échouent le plus souvent ?
Mais même lorsque la Direction du cabinet tente d’organiser ses réviseurs, de trop nombreuses erreurs sont faites qui ne permettent pas au cabinet de passer une période fiscale optimisée et sereine :
- confiance excessive accordée aux outils informatiques
- budgets de temps reposant trop sur les temps n-1
- tâches exécutées trop tôt
- techniques d’approvisionnement à l’ancienne
- agendas surbookés sur des mois
- absence d’optimisation de la concentration
- aucun pilotage par coaching individuel réel
- absence de mesure des gains
- pas de traque des gains pour exploitation
- la motivation des réviseurs n’est pas travaillée.
Beaucoup de solutions sont en réalité contre-intuitives et si un dispositif cohérent n’est pas en place, les résultats ne sont pas au rendez-vous !
De plus, impulser le changement de l’intérieur est toujours plus difficile, quand on a déjà échoué historiquement à imposer des outils ou des méthodes !
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Quels sont les trois axes privilégiés par notre Méthode de la Chaîne Critique ?
Axe n°1 : optimisation de la gestion de leurs appros clients par les collaborateurs
- Le nettoyage des comptes (régulier ou massif)
- Les demandes de pièces et d’informations aux clients
- Les aspects psychologiques (arguments, dates butoirs,…).
Axe n°2 : planification des dossiers et pilotage de cette planification par les collaborateurs et les cadres
- La priorisation des dossiers :
- Les critères de sélection
- L’ordonnancement des dossiers
- L’outil kanban
- La planification des dossiers :
- Les temps de référence (temps passés n-1 ou temps budgétés n)
- Les temps focalisés
- La gestion de l’agenda
- La gestion des dates limites et des rendez-vous de bilan
- Le pilotage de la planification
- Les temps restants
- Le suivi des dates limites et des rendez-vous de bilan
- La mesure des gains de productivité (intermédiaire, finale)
- La mesure des gains de productivité par période
fiscale (principales clôtures comptables)
- Intermédiaire
- Finale
- Le témoignage du pilote auprès des autres collaborateurs.
Axe n°3 : évitement maximal du travail en multi-dossiers multi-tâches
- La sensibilisation aux dérives du multi-dossiers et son impact sur les temps passés et les délais de restitution des bilans
- L’utilisation du kanban et ses règles du jeu
- La méthode de planification optimisée dans l’agenda.
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Quelles sont les étapes de la mission « Chaîne Critique » ?
Étape 1
- Webinaire de présentation de la Méthode aux dirigeants (1,5 heure)
Étape 2
- Webinaire de présentation de la Méthode aux collaborateurs (1,5 heure)
- Désignation des collaborateurs « pilotes »
Étape 3
- Formation opérationnelle à la Méthode et à ses outils (3 heures)
- Mise en œuvre initiale des « pilotes ».
Étape 4
- Séances hebdomadaires et individualisées de coaching (0,5 heure)
- Calcul des gains de productivité au fil de l’eau (0,25 heure)
Étape 5
- Synthèse des résultats
- Webinaire de témoignage auprès des collaborateurs et cadres du cabinet (1 heure)
- Décision d’un déploiement sur l’ensemble du cabinet (internalisé ou externalisé).
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En combien de temps les réviseurs sont-ils mis en oeuvre ?
En 7 jours, vos « pilotes » peuvent être mis en oeuvre !
Bien sûr, nous nous plions à votre rythme pour les réunions de lancement initiales et pour la formation méthodologique.
Mais il est absolument nécessaire de respecter un timing et une chronologie appropriés.
A quelle moment faut-il lancer la mission ?
Nous constatons que c’est en pleine période fiscale que la motivation est au plus haut car les réviseurs sont preneurs d’un solide coup de main !
Donc pas de souci pour lancer en février, mars ou avril.
D’autant que ce qui sera fait dès maintenant servira pour vos clôtures 31 mars, mais également pour vos mandats de CAC si vous en avez.
Quels sont les objectifs fondamentaux de la mission ?
Les objectifs immédiats attendus :
- Aider les collaborateurs à modifier profondément leur « comportement productif » afin de leur donner une meilleure maîtrise de leurs clients et de leurs missions
- Réaliser des gains de productivité conséquents (souvent plus de 30%) sur leurs missions (*)
- Mettre le cabinet dans une dynamique élevée de performance (efficience)
Les objectifs à moyen et long terme
- Déstresser les RH productives, éviter les problèmes de santé et de turn-over
- Dégager du temps au profit des objectifs stratégiques du cabinet.
La méthode peut optimiser vos mandats CAC
La mission légale de commissariat aux comptes peut également bénéficier des bonnes pratiques de la méthode de la Chaîne Critique avec des spécificités :
- appros et mission effectués chez le client
- production de la mission par une équipe d’auditeurs
- temps budgétés et timing spécifiques à la mission.
Nous en reparlerons dans un prochain article.