Pourquoi et comment réaliser des gains de productivité ultra-rapides dans votre cabinet ?

Le contexte de pénurie de collaborateurs se prête plus que jamais à poser cette question : car réaliser des gains de productivité ultra-rapides et conséquents est devenu une nécessité pour la majorité des cabinets !

---

La solution est probablement ici !

---

En témoignent les sprints de période fiscale des premiers semestres 2022 et 2023 qui se sont terminés largement hors délais pour un nombre important de dossiers dans les trois quart des cabinets !

C’est dire qu’actuellement, beaucoup de cabinets en sont à « sélectionner et planifier les dossiers qui sortiront en retard »…

Du jamais vu, hors la période fiscale 2020, qui avait été hors normes du fait de la crise sanitaire.

La crise de productivité rencontrée dans la Profession Comptable se traduit par ces chiffres qui montrent une stagnation voire une régression de la productivité, à euros constants (en comptant l’inflation).

Nous ne pensons pas que ce soit la solution d’accumuler les demandes de délais car cela ne règle que le problème de cette année : pas les prochains !…

Qui sont les cabinets les plus touchés ?

Les plus petits cabinets sont les plus touchés car ils ont moins de solutions pour compenser le déficit de ressources humaines : la variable d’ajustement finit toujours par être l’expert-comptable lui.elle-même.

Au détriment de sa santé, comme toujours bien sûr…

Les cabinets de taille modeste sont également moins attirants a priori (rémunérations, avantages,…) que les plus gros et donc l’embauche devient un enfer long et coûteux…

C’est le cas également des cabinets qui ont fait une récente migration de logiciel de production comptable, parfois dans des conditions acrobatiques (les éditeurs d’accueil étant débordés) : ces cabinets « migrants » sont particulièrement nombreux ces dernières années et le mouvement n’est pas près de s’arrêter.

Enfin les cabinets dont l’organisation et le management sont trop « légers » ce qui a créé un fort turn-over, celui-ci étant plus fréquent dans les grandes métropoles où les opportunités sont plus nombreuses.

Quelles sont les solutions « classiques » à éliminer ?

Elles sont principalement au nombre de quatre :

• mettre la pression ou jouer les pompiers : hum…
• charger plus les « bons » : hum… au risque de les faire partir ?
• demander au personnel de faire des heures sup’ : possible mais limité, les jeunes générations seront moins enclines à faire des heures le soir ou le week-end !
• externaliser en sous-traitance : quasiment impossible au dernier moment de trouver des bras libres.
• embaucher : impossible dans l’urgence, et inapproprié, tant le niveau des collaborateurs rentrants est souvent insuffisant, ce qui loin de créer de la ressource additive, en consomme sur les réviseurs aguerris qui doivent former, contrôler, refaire… Bref, galère.
• mettre un nouvel outil : trop tard et inapproprié, un nouvel outil fait perdre du temps au début, le temps que de nouveaux processus soient identifiés, procédurés et que les utilisateurs soient formés et efficaces.

Toutes les solutions qui ne règlent pas le problème au fond ne sont qu’un pansement : la situation difficile resurgira l’année prochaine… et toutes les suivantes !

Bon courage…

Alors, comment mettre en oeuvre des gains de productivité accélérés ?

Analysons rapidement les autres solutions afin d’éliminer celles qui ne conviennent toujours pas.

Schématiquement, il existe plusieurs possibilités :

1. Ne pas faire le travail : cela semble compliqué lorsqu’on parle d’obligations légales. Au mieux, quelques dossiers problématiques (ne donnent pas leurs pièces ou infos dans les temps, dossiers en cessation etc.) seront de fait en retard, produits ou pas ;
2. Faire moins de travail pour passer moins de temps : hormis repousser certains travaux sur le client, ce qu’il n’est plus temps d’organiser, la seule méthode pour faire moins de travail est de traquer la sur-qualité. Comme il n’est plus temps d’écrire et de diffuser des procédures dans ce sens, un seul moyen : engager les collaborateurs sur un budget de temps « focalisé » (réduit) , connu à l’avance et surveillé, pour produire plus rapidement la révision et le projet de bilan des dossiers restants. Cette solution fonctionne dans le cadre de notre Méthode de la Chaîne Critique (voir les témoignages ici) mais elle nécessite une autre organisation et un coaching régulier. Que la plupart des cabinets n’ont pas (l’organisation) et ne font pas (le coaching) faute de temps et de savoir-faire.
3. Faire le travail plus vite : votre chaîne de production doit être fluidifiée à chaque poste de travail (client + assistant de tenue + réviseur + superviseur + expert-comptable + secrétaire) afin que tout dossier commencé soit terminé le plus vite possible. L’organisation traditionnelle des collaborateurs va malheureusement à l’encontre de cette logique du fait d’une pratique du multi-dossiers multi-tâches qui est favorisée par un management déficient des clients. Les temps et les délais explosent alors rendant « goulots d’étranglements » les experts-comptables.

La Méthode de la Chaîne Critique est capable de produire des gains de productivité :

• réels et mesurés dès le premier dossier traité avec la méthode
• conséquents : +25 à + de 50% enregistrés dans nos accompagnements
• à n’importe quel moment de l’année
• quelque soit le type de votre cabinet (tenue, révision)
• quelque soit l’organisation productive en place
• quelque soient les outils de production utilisés
• sans autre investissement
• avec la pérennité nécessaire pour capitaliser à terme.

Pourquoi cette méthode fonctionne à tous les coups ?

1/ La mission ne reposant pas sur un outil spécifique en particulier, tous les cabinets peuvent faire gagner +25 à +50% de productivité avec un mix « organisation + management » d’abord testé sur des pilotes.

2/ La mission ne demande aucun changement d’outil de production comptable (ou audit) ni aucun changement de méthode « métier » de production et donc perturbe très peu les collaborateurs pilotes.

3/ La méthode d’organisation évite au maximum aux pilotes d’accumuler des dossiers commencés et non terminés et donc aux experts comptables de devenir des goulots d’étranglement.

4/ Les pilotes bénéficient d’un système très visuel et très apprécié de priorisation, de planification, de pilotage et de mesure des gains.

5/ Ils connaissent leurs temps budgétés (amincis) avant de commencer à travailler sur un dossier et sont challengés par cette information.

6/ Un coaching hebdomadaire et bienveillant amène les pilotes à tenir leurs engagements et leur donne des techniques, des astuces et des réponses à leurs problèmes, abaissant leur solitude et leur stress.

7/ Une période de chauffe maîtrisée via la concrétisation des gains de productivité booste la motivation des pilotes et produit un témoignage très valorisant auprès des autres collaborateurs. Un déploiement général peut alors démarrer avec succès au sein du cabinet.

Une précision sur le point 6 :

• un accompagnant externe est plus crédible et respecté pour faire appliquer la méthode à ses débuts dans le cabinet ;
• mais il est préférable d’internaliser l’organisation et la coaching au sein du cabinet par la suite.

N’hésitez pas à nous contacter : il reste une place pour 10 cabinets afin de démarrer avant fin 2023 et éviter une énième période fiscale catastrophique !